音視頻會議系統(tǒng)作為信息時代出現(xiàn)的新型會議方式，它的數(shù)據(jù)和圖畫傳輸工作協(xié)同的功用是傳統(tǒng)會議不行逾越的，當前系統(tǒng)對工作效率和工作質(zhì)量要求不斷提高，音視頻會議系統(tǒng)建設(shè)已成系統(tǒng)現(xiàn)代化工作建設(shè)的重要組成部分。

音視頻會議系統(tǒng)除了用于音視頻開會外，它還能完成一些多媒體功用：

1、資料文檔的同享，例如在政府應(yīng)用中，政府工作、會議、公檢法部門在遠程辦案中，有很多的文件資料需求與會者一起評論。在傳統(tǒng)視頻會議中，運用文檔投影機將文檔通過圖畫的方式在與會者之間同享。
有了音視頻會議系統(tǒng)，就能夠隨時隨地快速的將文檔、圖片、音視頻等資料與參會者同享，并能完成批注、書寫等。

2、遠程訓(xùn)練，企業(yè)內(nèi)部協(xié)作需求商討產(chǎn)品設(shè)計、工程計劃、統(tǒng)計報表剖析等功用，設(shè)計圖紙、業(yè)務(wù)報表是會議評論的重點，數(shù)據(jù)傳輸和同享功用的重要性有時乃至超過了視頻功用。

3、遠程教學(xué)應(yīng)用中更充分地發(fā)揮了多媒體視頻通訊的優(yōu)勢。針對遠程教育的視頻通訊計劃支持課件同享、交互式問答、課程存儲、點播回放等功用。

4、遠程醫(yī)療的應(yīng)用中，敞開平臺的多媒體視訊系統(tǒng)能夠與醫(yī)療設(shè)備接口，完成各種醫(yī)療數(shù)據(jù)的同享。

5、同享白板書寫，在遠程視頻會議中，開會的恣意一方都能夠同享智能書寫白板，其他方實時出現(xiàn)會議內(nèi)容。便利快捷，為企業(yè)節(jié)省出差成本，提高會議效率。

運用音視頻會議系統(tǒng)的優(yōu)勢

（1）節(jié)省會議的經(jīng)費、時間：
據(jù)相關(guān)資料，各個企業(yè)或組織的工作人員每年參與會議的時刻約占全部工作時刻的30%以上；每年用于公事出差的費用高達300億元，而每次開會或會面中約有80%的時刻需花費在路途中。

（2） 提高開會的效率：
由于舉行視頻會議的費用大致與開會的時刻成正比，可促使與會者節(jié)省時刻，提高效率。由于參與會議的人員就在本地，和會議有關(guān)的資料、文件、什物都在身邊，能夠充分便利地交流。

（3） 習(xí)慣某些特殊情況：
關(guān)于某些交通狀況不好，特別是地處山區(qū)、邊遠地方的城市，視頻會議將帶來極大的便利。
在一些緊迫場合，如救災(zāi)、防汛，戰(zhàn)地會議等，能夠用視頻會議設(shè)備及時了解或發(fā)布緊迫情況和決議計劃，收效則難以用金錢來衡量。

（4） 添加參會人員：
視頻會議可支持多人多點參與形成會議。一起，視頻會議設(shè)備具有投影、VGA接口以及數(shù)據(jù)流功用能夠隨時添加會議與會者乃至舉行全體會議。總部決議計劃可即時傳到達所有職工。